مقدمه
کنترل‌های داخلی حسابداری یکی از اصول بنیادی در حوزه مدیریت مالی است که در جهت تضمین دقت، قابل اعتمادی و شفافیت در اطلاعات مالی سازمان‌ها اجرا می‌شود.
این کنترل‌ها به عنوان مجموعه‌ای از سیاست‌ها، روش‌ها و رویه‌ها طراحی می‌شوند تا موجب جلوگیری از خطاها، تقلبات و سوء استفاده از منابع شود. در این مقاله، ابتدا در خصوص اهمیت رعایت کنترل‌های داخلی حسابداری و سپس ضرورت رعایت این کنترل‌ها در نرم افزارهای حسابداری مورد بررسی قرار می‌گیرد.
مفهوم کنترل داخلی
وجود سیستم اطلاعاتی حسابداری موثر برای موفقیت سازمان ها در بلند مدت یک امر ضروری محسوب می شود. به این دلیل که بدون ابزار نظارتی مناسب نمی توان کیفیت عملکرد سازمان را سنجید.
همه سازمان ها نیاز به سنجیدن تاثیر رویدادهای گوناگون بر منابع تحت کنترل خود می باشند. سیستم های حسابداری نقش مهمی را در زمینه پذیرش و بقای یک موقعیت و شرایط راهبردی ایفا می کنند.
برای آنکه سیستم اطلاعاتی حسابداری به خوبی عمل کند و از خطرات به دور باشد به یک سیستم کنترل داخلی مناسب و کارا نیاز دارد. سیستم کنترل داخلی موثر مانع از دست رفتن منابع می گردد و همچنین کمک می کند که شرکت با رویداد های غافلگیرانه و غیر منتظره کمتر رو به رو شود.
تعریف کنترل داخلی
کنترل های داخلی فرایندی است که توسط مدیریت و سایر کارکنان طراحی و اجرا می شود تا از دستیابی به اهداف واحد مورد رسیدگی در زمینه قابلیت اعتماد گزارشگری مالی، اثر بخشی و کارایی عملیات سازمان و رعایت قوانین و مقررات مربوط به سازمان، اطمینانی معقول بدست آید.
فرآیند کنترل های داخلی یک شرکت بر حسب نوع مالکیت، ساختار سازمانی، اندازه موسسه، روش های ارزیابی و پردازش اطلاعات، تنوع و پیچیدگی عملیات و مقتضیات و مقررات مشخص می شود.
حفاظت از دارایی ها و منابع مالی در برابر ضایع شدن، سو استفاده، تقلب و تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها از اهداف دیگر کنترل داخلی می باشد.
از فرآیند کنترل مدیریت انتظار می رود این اطمینان را به وجود آورد که فعالیت های واحد اقتصادی در راستای هدف های سازمان انجام شود و منابع مورد نیاز برای تحقق این هدف ها در زمان نیاز در دسترس باشد.
این اطمینان با تعریف و ارائه هدف ها و برنامه های واحد اقتصادی، هدایت فعالیت ها در راستای هدف های سازمان و تدوین استانداردها و معیارهایی که به وسیله آن بتوان پیشرفت سازمان را ارزیابی کرد، دست یافتنی می باشد.
تعریف کنترل داخلی مسائلی فراتر از وظایف مستقیم حسابداری و مالی را در بر می گیرد و دامنه آن تمامی شرکت را در بر می گیرد و با کلیه فعالیت های آن واحد سر و کار دارد. مسئول اصلی سیستم کنترل داخلی مدیریت است ولی همه کارکنان واحد هم در این مسولیت شریک هستند.
انواع کنترل داخلی
انواع کنترل داخلی به دو صورت است : کنترل های داخلی اداری و کنترل داخلی حسابداری
کنترل های داخلی اداری یا عملیاتی
کنترل های داخلی اداری یا عملیاتی شامل طرح سازمانی، روش ها و مدارکی است که با فرایند تصمیم گیری ارتباط دارد و منتج به صدور مجوز معاملات توسط مدیریت می شود، کنترل هایی که معمولا بر صورت های مالی تاثیری ندارند یا تاثیر اندکی دارند و بطور مسقیم مورد توجه حسابرسان مستقل قرار نمی گیرند.
کنترل های داخلی اداری به خاطر رسیدن به اهدافی مانند کارآیی و سودمندی عملیات و رعایت رویه های مورد نظر مدیریت در همه قسمت ها و دوایر واحد تجاری استقرار می بایند. اجرای طرح های سازمانی و کنترل های مربوط به عملیات تولید نمونه هایی از کنترل های داخلی اداری به شمار می آید.
امروزه استانداردهای حسابرسی بین کنترل های داخلی حسابداری و کنترل های داخلی اداری تفاوتی قائل نیست. به موجب همین استانداردها حسابرسان تنها باید به آن گروه از کنترل های داخلی توجه کنند که برای پیشگیری یا کشف موارد ارائه نا درست صورت های مالی طراحی شده است.
کنترل های داخلی حسابداری یا مالی
کنترل های داخلی حسابداری یا مالی کنترل هایی هستند که مستقیما بر قابلیت اتکای مدارک حسابداری و صورت های مالی اثر دارند و به منظور دستیابی به اهدافی چون حفاظت دارایی ها، قابلیت اتکای مدارک حسابداری و تهیه صورتهای مالی قابل اطمینان استقرار می یابند. مانند تهیه صورت مغایرت بانکی ماهانه توسط فردی مستقل از مسول وجوه نقد و صدور چک ها که از کنترل های داخلی حسابداری به حساب می‌آید.
کنترل های داخلی حسابداری شامل دو دسته کنترل های پایه (اولیه) و کنترل های انضباطی (ثانویه) می باشد.
کنترل های پایه (اولیه)
کنترل های پایه (اولیه) حداقل کنترل های داخلی لازم جهت اطمینان از ثبت صحیح و کامل فعالیت های واحد تجاری است که باید در هر شرکتی صرف نظر ار حجم فعالیت ها و تنوع و گستردگی آنها برای دستیابی به اهداف کنترل های مالی در واحد تجاری استقرار یابند. نمونه ای از این کنترل های پایه یا اولیه، به صورت زیر است:
• نگهداری اسناد و دفاتر لازم جهت ثبت فعالیت ها (دفتر روزنامه و کل)
• استفاده از فرم های دارای شماره سریال چاپی
• استخراج تراز آزمایشی در فواصل زمانی معین
• تطبیق اسناد و مدارک واحد تجاری با اطلاعات دریافتی از اشخاص ثالث
• تهیه صورت مغایرت بانکی در فواصل زمانی معین
کنترل های انضباطی (ثانویه)
کنترل هایی که جهت اطمینان از حسن اجرای کنترل های داخلی پایه و حفاظت از اموال و دارایی های واحد تجاری صورت می گیرد. کنترل های انظباطی معمولا در شرکت هایی مستقر می گردند که حجم فعالیت آنها گسترده باشد. و به 3 دسته ی کنتزل های سرپرستی، کنترل های حفاظتی و کنترل های تفکیک وظایف تقسیم می شوند.
الف- کنترل های سرپرستی
کنترل های سرپرستی به خاطر حصول اطمینان از حسن اجرای کنترل های پایه انجام می شوند. مانند تهیه صورت مغایرت بانکی به وسیله یک نفر مستقل از نگهدارنده حساب های بانکی و بررسی دلایل تعویق سفارشات مشتریان.
ب- کنترل های حفاظتی
کنترل هایی هستند که به منظور استفاده صحیح از داریی ها و حفاظت از آنها استفاده می شود تا از خسارت به آنها و سود استفاده از دارایی ها جلوگیری شود. مانند جلوگیری از ورود افراد غیر متفرقه در محوطه صندوق.
پ- کنترل های تفکیک وظایف :
تفکیک وظایف و مسولیت ها بین کارکنان به نحوی که هیچ فردی مسولیت انجام و ثبت یک معامله را از اول تا آخر به عهده نداشته باشد تا کار یکی به منزله کنترل کار دیگر باشد. هدف از این کار، کنترل و نظارت هر فرد یا قسمت تسوط قسمت ها یا اشخاص دیگر است.
اهداف کنترل داخلی
ساختار کنترل داخلی شامل سیاست ها و روش هایی است که به منظور دستیابی به اهداف کنترل داخلی انجام می شود:
1. حفاظت دارایی ها در برابر ضایع شدن، سوء استفاده و تقلب
2. افزایش دقت و قابلیت اتکای مدارک حسابداری و قابلیت اعتماد گزارش های مالی
3. تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها
4. ارزیابی کارایی و سودمندی عملیات (اثر بخشی)
5. رعایت قوانین و مقررات مربوطه
اهمیت رعایت کنترل‌های داخلی حسابداری
1. صحت و قابل اعتمادی اطلاعات مالی
کنترل‌های داخلی حسابداری اطمینان حاصل می‌کنند که اطلاعات مالی دقیق و صحیحی به مدیران و سایر صاحبان سهام ارائه می‌شود، که این امر اعتماد عمومی را به سازمان افزایش می‌دهد.
2. پیشگیری از خسارات مالی
اجرای صحیح کنترل‌های داخلی حسابداری موجب پیشگیری از خسارات مالی ناشی از خطاها، تقلبات و فراموشی‌ها می‌شود که می‌تواند به سازمان زیان جبران‌ناپذیری وارد کند.
3. تطابق با استانداردهای حسابداری
رعایت کنترل‌های داخلی حسابداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استانداردهای حسابداری ملی و بین‌المللی هماهنگ شوند و اطلاعات مالی را به شکلی استاندارد و قابل مقایسه ارائه دهند.
در ادامه، ضرورت الگوریتم نرم‌افزارهای حسابداری بر رعایت کنترل‌های داخلی ارائه می‌شود:
نرم‌افزارهای حسابداری امروزه بخشی حیاتی از سازمان‌ها و شرکت‌ها را تشکیل می‌دهند. با توجه به اهمیت اطلاعات مالی در فرآیندهای تصمیم‌گیری و مدیریت، رعایت کنترل‌های داخلی حسابداری در توسعه و استفاده از این نرم‌افزارها بسیار حیاتی است.
به همین دلیل، این بخش از مقاله به بررسی اهمیت رعایت کنترل‌های داخلی حسابداری در الگوریتم نرم‌افزارهای حسابداری، می‌پردازد.
اهمیت رعایت کنترل‌های داخلی حسابداری در نرم‌افزارهای حسابداری
رعایت کنترل‌های داخلی حسابداری به شرکت‌ها کمک می‌کند تا موارد زیر را ارتقا دهند:
1. دقت و قابلیت اعتماد اطلاعات مالی
کنترل‌های داخلی حسابداری، اطمینان حاصل می‌کنند که اطلاعات مالی دقیق و قابل اعتمادی را ارائه می‌دهند که موجب افزایش اعتماد سرمایه‌گذاران، بانک‌ها و سایر ارگان‌های مالی می‌شود.
2. کاهش ریسک‌های مالی و عملیاتی
کنترل‌های داخلی حسابداری، به شناسایی و کاهش ریسک‌های مالی و عملیاتی کمک می‌کنند، از جمله جلوگیری از تقلب و سوء استفاده از منابع سازمان.
3. تطابق با استانداردهای حسابداری و قوانین مالی
رعایت کنترل‌های داخلی حسابداری کمک می‌کند تا سازمان‌ها با استانداردهای حسابداری ملی و بین‌المللی، همچنین قوانین مالی و مالیاتی مطابقت داشته باشند.
راهکارها برای رعایت کنترل‌های داخلی حسابداری در نرم‌افزارهای حسابداری:
برای اجرای کنترل‌های داخلی حسابداری در نرم‌افزارهای حسابداری، می‌توان از راهکارهای زیر استفاده کرد:
1. تحلیل نیازمندی‌ها
تحلیل دقیق و کامل نیازمندی‌ها با توجه به ساختار سازمان و استانداردهای حسابداری، اولین قدم برای یک نرم‌افزار حسابداری با رعایت کنترل‌های داخلی است.
2. طراحی سیستم کنترل‌های داخلی
طراحی و پیاده‌سازی سیستم کنترل‌های داخلی مناسب برای اطمینان از صحت و قابل اعتماد بودن اطلاعات مالی در نرم‌افزار حسابداری بسیار اساسی است.
طراحی سیستم کنترل‌های داخلی در یک نرم‌افزار حسابداری از اهمیت بسیاری برخوردار است، زیرا این سیستم‌ها به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای مالی خود را مدیریت کرده و ریسک‌های مختلف را کاهش دهید.
در زیر چند مرحله برای طراحی سیستم کنترل داخلی در نرم‌افزار حسابداری را بررسی می‌کنیم:
الف- تحلیل فرآیندهای کاری
ابتدا باید فرآیندهای کاری مالی خود را به دقت بررسی کنید. این فرآیندها شامل اموری مانند پرداخت حقوق و دستمزد، خرید و فروش، مدیریت موجودی، حسابداری مشتریان و تامین‌کنندگان و غیره است.
ب- شناسایی ریسک‌ها
در این مرحله، باید ریسک‌های مختلف مرتبط با هر فرآیند را شناسایی کنید. این شامل ریسک‌های مربوط به خطاهای انسانی، تقلب، خطاهای سیستمی و … است.
پ- طراحی کنترل‌های داخلی
بر اساس ریسک‌های شناسایی شده، کنترل‌های داخلی مورد نیاز را طراحی کنید. این کنترل‌ها می‌توانند شامل مواردی مانند اعتبارسنجی دو مرحله‌ای، افزونگی، تأیید سه‌جانبه، مجازیت، محدودیت دسترسی و … باشند.
ت- پیاده‌سازی کنترل‌ها
پس از طراحی کنترل‌های داخلی، باید آنها را در سیستم حسابداری خود پیاده‌سازی کنید. این شامل تنظیمات نرم‌افزار، دسترسی‌ها، فعال‌سازی قوانین و محدودیت‌هایی است که کنترل‌ها را اجرا می‌کنند.
ث- بررسی و ارزیابی
به طور دوره‌ای باید کنترل‌های داخلی خود را بررسی و ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که همچنان کارآمد هستند و ریسک‌های مرتبط با آنها کنترل شده‌اند.
ج- به‌روزرسانی و بهینه‌سازی
در پایان، همیشه باید سیستم کنترل‌های داخلی را به‌روزرسانی و بهینه‌سازی کنید تا با تغییرات در فرآیندها یا محیط کسب و کار، همگام شوند.
در طراحی سیستم کنترل‌های داخلی، همیشه بهتر است با متخصصان حسابداری و حقوقی همکاری کنید تا اطمینان حاصل کنید که کنترل‌های شما به‌طور کامل با نیازهای قانونی و مالی سازگار هستند.
3. آموزش و آگاهی کارکنان
آموزش کارکنان درباره استفاده صحیح از نرم‌افزار حسابداری و رعایت کنترل‌های داخلی به میزان قابل توجهی در افزایش کارایی و اعتماد به اطلاعات مالی مؤثر است.
چالش‌ها:
با وجود اهمیت رعایت کنترل‌های داخلی حسابداری، مواجهه با چالش‌هایی نیز امری معمول است. برخی از این چالش‌ها عبارتند از:
1. پیچیدگی نرم‌افزارها
توسعه نرم‌افزارهای حسابداری پیچیدگی‌های فنی و عملیاتی زیادی دارد که ممکن است رعایت کنترل‌های داخلی را دشوار کند.
2. هزینه و زمان
پیاده‌سازی کنترل‌های داخلی حسابداری ممکن است هزینه و زمان بیشتری نیاز داشته باشد که برای برخی سازمان‌ها چالش‌هایی ایجاد می‌کند.
3. تغییرات فناوری
پیشرفت‌های فناوری و تغییرات در نرم‌افزارهای حسابداری نیازمند به‌روزرسانی مداوم کنترل‌های داخلی است که این می‌تواند یک چالش برای برخی سازمان‌ها باشد.
نتیجه‌گیری
رعایت کنترل‌های داخلی حسابداری در توسعه و استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری اهمیت بسیاری دارد و می‌تواند به تضمین دقت، قابل اعتمادی و تطابق با استانداردهای مالی کمک کند. با این حال، برای مواجهه با چالش‌های مرتبط و رسیدن به بهترین عملکرد، سازمان‌ها باید استراتژی‌ها و راهکارهای مناسب را در نظر بگیرند و آمادگی لازم را برای تطبیق با تغییرات فناوری و محیط کسب و کار داشته باشند.
رعایت کنترل داخلی در نرم‌افزار حسابداری الیت
سیستم کنترل داخلی در نرم‌افزار حسابداری الیت با هدف اطمینان از دقت، صحت و قابلیت اعتماد اطلاعات مالی توسعه یافته است.
این سیستم شامل مجموعه‌ای از کنترل‌های داخلی است که به صورت یکپارچه و هماهنگ در سراسر سیستم معرفی شده‌اند. در زیر به برخی از ویژگی‌ها و عملکردهای اصلی این سیستم در نرم افزار حسابداری الیت اشاره می‌شود:
1. کنترل دسترسی و اختیارات کاربران
این سیستم امکان مدیریت دقیق دسترسی کاربران به اطلاعات را فراهم می‌کند. با اعطای دسترسی‌های مختلف بر اساس نیاز و سطح وظیفه هر کاربر، اطمینان حاصل می‌شود که فقط افراد مجاز به دسترسی به اطلاعات حساس و مهم خواهند داشت.
2. کنترل‌های محدودیت مجاز بودن کاربران
با اعمال محدودیت‌های مجاز بودن بر روی فرآیندها و عملیات مالی، این سیستم از ایجاد تقلب و سوءاستفاده جلوگیری می‌کند. به عنوان مثال، اجازه دسترسی به مراحل مختلف یک فرآیند فقط به کاربران مجاز اعطا می‌شود و هرگونه تغییر یا حرکت غیرمجاز ردیابی می‌شود.
3. کنترل‌های اعتبارسنجی
برای تأیید و اعتبارسنجی عملیات مهم و حساس، سیستم کنترل داخلی از مکانیسم‌های اعتبارسنجی استفاده می‌کند. این اقدام باعث افزایش امنیت و کاهش ریسک‌های مرتبط با تقلب و دسترسی غیرمجاز می‌شود.
4. کنترل‌های پیگیری و ردیابی
نرم افزار حسابداری الیت کنترل داخلی امکان پیگیری و ردیابی عملیات مالی را فراهم می‌کند. با ثبت و نگهداری اسناد و ثبت اطلاعات مربوط به هرگونه تغییرات و تراکنش‌ها، امکان بررسی و ارزیابی فعالیت‌ها به‌روز و دقیق وجود دارد.
5. گزارش‌گیری و اطلاع رسانی
سیستم کنترل داخلی نرم افزار حسابداری الیت امکان تولید گزارشات جامع و دقیق از عملکرد مالی و عملیاتی را فراهم می‌کند. این گزارشات به مدیران و افراد مسئول براساس سطح دسترسی افراد، اطلاعات لازم برای ارزیابی و کنترل فعالیت‌های سازمان را ارائه می‌دهند.
