نرم افزار حسابداری مناسب چه ویژگی‌هایی دارد

امروزه با توسعه کسب و کارها در فعالیت‌های مختلف نقش نرم افزار حسابداری پررنگ‌تر از قبل است
همه مدیران کسب و کارها و مدیران مالی یقین دارند که یک نرم افزار حسابداری مناسب در یشرفت کسب و کار آن‌ها نقش حیاتی دارد.
یکی از دغدغه‌های صاحبان کسب و کارها و مدیران مالی انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب است.
در این مقاله ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری مناسب بررسی شده است و تلاش شده است که با بیان ساده این خصوصیات ارائه شود.

با توجه به اینکه فعالیت شما در چه زمینه‌ای است و چه انتظاری از برنامه حسابداری خودتان دارید و اینکه چقدر قصد هزینه کردن برای نرم افزارهای حسابداری خود را دارید، نرم افزارهای حسابداری ویژگی های متفاوتی دارند.

به طور کلی کسب و کارها از لحاظ فعالیت به سه دسته طبقه‌بندی می‌شوند:
شرکت‌های خدماتی، شرکت‌های بازرگانی و شرکت‌های تولیدی

ویژگی‌های مشترک یک نرم افزار حسابداری مناسب برای هر سه نوع فعالیت به شرح زیر است:

1- رابط کاربری جذاب و آسان (کاربر پسند)
2- دارای زیر سیستم‌های مختلف (ماژول) با توجه به فعالیت‌های واحدهای تجاری مختلف
3- نصب آسان و هم‌خوانی با سیستم‌های رایانه‌ای مختلف
4- دارای گزارش‌های مختلف و مورد نیاز مدیریت
5- اتصال به سیستم‌ پایانه‌های فروشگاهی جهت محاسبه مالیات
6- دارای امنیت بالا و حفاظت از داده‌های واحد تجاری
7- پیاده سازی کنترل داخلی در زیر سیستم های نرم افزار حسابداری
8- پشتیبانی مناسب
9- قیمت مناسب

این 9 ویژگی مورد نیاز نرم افزار حسابداری برای هر کسب و کاری است. فرقی ندارد که فعالیت شما خدماتی، بازرگانی و یا تولیدی باشد.

در یک مقاله جداگانه ویژگی‌های زیر سیستم‌های مورد نیاز هر فعالیت تجاری جداگانه بررسی خواهد شد.
در ادامه هر یک از این ویژگی‌ها را جداگانه بررسی خواهیم کرد:

1- رابط کاربری جذاب و آسان (کاربر پسند)

یکی از مهم‌ترین دغدغه کابران نرم‌افزارهای حسابداری داشتن محیط ساده و اصطلاحاً کابر پسند باشد. نرم‌افزارهای پیچیده باعث می‌شود کار با آن سخت شود و عملاض خیلی از امکانات طراحی شده نرم‌افزار استفاده نشود.
رابط کاربری در انتخاب نرم افزار حسابداری دارای اولویت‌ بالایی قرار دارد
زیرا کاربر قرار است همیشه با آن سروکار داشته باشید، اگر رابط کاربری نرم افزار حسابداری شما برای شما جذابیت نداشته باشد، امکان دارد بعد از مدت کمی کارکردن با آن نرم افزار دیگر انرژی لازم را نداشته باشد
داشتن میز کار اختصاصی با توجه به نیاز کاربر و گرافیک ساده و چشم نواز از ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری مناسب است.

2- دارای زیر سیستم‌های مختلف (ماژول) با توجه به فعالیت‌های واحدهای تجاری مختلف

نرم‌افزارهای حسابداری معمولاً دارای زیر سیستم و یا همان ماژول‌های مختلف امور مالی و حسابداری است.
در برخی از نرم‌افزارهای حسابداری این ماژول‌ها بیش از اندازه زیاد است تا با این ترفند هزینه بیشتری را به خریدار تحمیل کند.
و در بعضی از نرم‍ افزارها این ماژول‌ها در هم ادغام شده است و تداخل در کار امور مالی و حسابداری دارد و اصطلاحاً باگ نرم‌افزاری ایجاد می‌کند

یک نرم‌افزار حسابداری مناسب باید دارای زیرسیستم‌های استاندارد و مجزا در عین حال هماهنگ باشد که مهم‌ترین ماژول نرم افزار مالی و حسابداری و ماژول خزانه‌داری است که اکثر واحدهای تجاری نیاز به این دو ماژول یا زیر سیستم را دارند

3- نصب آسان و هم‌خوانی با سیستم‌های رایانه‌ای مختلف

یک نرم افزار حسابداری مناسب باید به راحتی بر روی سیستم‌های رایانه‌ای نصب و قابل استفاده باشد البته که یک سیستم مورد نیاز برای استفاده و نصب نرم افزار باید مشخصات فنی لازم را داشته باشد
مورد قابل توجه برای استفاده از نرم‌افزار حسابداری استفاده بدون قفل سخت افزاری است.
اکثر شرکت‌های ارائه کننده نرم‌افزار حسابداری جهت محدود کردن استفاده کاربر از قفل‌های سخت افزاری استفاده می‌کنند که این کار باعث می‌شود سرعت کار با نرم‌افزار حسابداری پایین باشد
قفل سخت افزاری دارای هزینه اضافه در قبال اضافه کردن کربر را به خریدار نرم‌افزار حسابداری تحمیل می‌کند.
نرم افزار حسابداری مناسب است که بدون قفل سخت افزاری امنیت نرم افزار را در حد بالا حفظ کند و بتوان تعداد کاربر مورد نیاز واحد تجاری را بدون پرداخت هزینه تامین کند

4- دارای گزارش‌های مختلف و مورد نیاز مدیریت

یکی از مهم‌ترین ابزارهای تصمیم‌گیری برای مدیران گزارش‌های مالی و حسابداری است.
تهیه گزارش‌های حسابداری به موقع و قابل اتکا یکی از بارزترین ویژگی هر نرم‌افزار حسابداری است
اگریک نرم‌افزار حسابداری توانایی کزارش مناسب و مورد نیاز را در بخش‌های مختلف نداشته باشد، حسابداران یا مدیران مالی باید با صرف وقت زیاد همان گزارش‌ها در اکسل تهیه کنند که امکان خطا و اختصاص دادن زمان طولانی در تهیه گزارش وجود دارد.
نرم افزار حسابداری مناسب باید به صورت قابل اتکا بتواند گزارش‌هایی مانند:
محاسبه بهای تمام شده خدمات برای شرکت‌های خدماتی، محاسبه بهای تمام شده کالا برای شرکت‌های بازرگانی و تولیدی و محاسبه بهای تمام شده محصول برای شرکت‌های تولیدی، را ارائه کند
بنابراین نرم‌افزارحسابداری که این گزارش‌های مورد نیاز را پیش‌بینی و در نرم‌افزار حسابداری طراحی کرده است بسیار مناسب تر است.

5- اتصال به سیستم‌ پایانه‌های فروشگاهی جهت محاسبه مالیات

با توجه به مصوبه مجلس شورای اسلامی و الزام سازمان مالیاتی، اشخاص حقوقی و از اول دی سال 1402 و اشخاص حقیقی نیز با مرور زمان حداکثر تا پایان سال 1404 به سیستم پایانه‌های فروشگاهی متصل شوند. این اتصال از دو طریق امکان پذیر است
اول اینکه نرم‌افزار حسابداری شما این امکان را داشته باشد که به این سیستم متصل شود
دوم از نرم‌افزارهای واسط استفاده شود
که روش اول به دلیل حفظ و امنیت اطلاعات شرکت بیشتر توصیه می‌شود.
بنابراین نرم افزار حسابداری که دارای زیر سیستم سامانه مودیان است بسیار مناسب‌تر از سایر نرم‌افزارها است.

6- دارای امنیت بالا و حفاظت از داده‌های واحد تجاری

امنیت یکی دیگر از ویژگی‌های مهم نرم افزار حسابداری به شمار می رود، خصوصا نرم افزارهای حسابداری که داده‌ها و اطلاعات مهمی در آن‌ها وجود دارند.
نرم افزار حسابداری که انتخاب می‌کنید باید از نظر امنیتی امتحان خود را پس داده باشد و بتواند این اطمینان را به صاحیبان واحد تجاری و مدیران مالی بدهد که نرم افزار حسابداری در مقابل حملات سایبری ایمن خواهد بود و سایر حملات نرم افزاری روی آن تاثیر نخواهد داشت.
یکی دیگر از موارد امنیتی در نرم افزار حسابداری، تهیه نسخه بکاپ یا همان ذخیره سازی اطلاعات در طول روز است.

7- پیاده سازی کنترل داخلی در زیر سیستم های نرم افزار حسابداری

اگر شما مدیر مالی باشید یا صاحب کسب و کار متوسط و بزرگ باشید، با مفهوم کنترل داخلی کامل آشنا هستید.
کنترل داخلی توسط حسابرسان داخلی شرکت‌ها و حسابرسان مستقل اندازه‌گیری می‌شود تا از سیستم حسابداری آن واحد تجاری اطمینان لازم را داشته باشند.
پیاده‌سازی کنترل داخلی در یک نرم افزار حسابداری بسیار مهم و حائز اهمیت است.
برای مثال هر نوع اطلاعاتی که در نرم افزار حسابداری وارد می‌شود، مشخص شود توسط کدام کاربر انجام شده است
اگر هر کاربری به هر دلیل سهوی با عمدی اطلاعاتی را از سیستم حذف کند با داشتن سیستم کنترل داخلی طراحی شده در نرم افزار حسابداری این موارد به راحتی کشف شود.

8- پشتیبانی مناسب

مهم‌ترین ویژگی یک نرم‌افزار حسابداری پشتیبانی شرکت ارائه کننده نرم‌افزار است.
اگر نرم‌افزار حسابداری پشتیبانی ندارد یا پشتیبانی ضعیف دارد توصیه می‌شود هیچ زمان اقدام به تهیه چنین نرم‌افزاری نکنید
استفاده‌کننده نرم‌افزار حسابداری از زمان نصب تا انجام امور مالی و حسابداری باید توسط تیم پشتیبانی حمایت شود تا هرگونه خطا یا کمک مورد نیاز استفاده‌کننده در طول استفاده از نرم‌افزار حسابداری انجام شود.
پشتیبانی نرم افزار حسابداری در کم‌ترین زمان ممکن باید نیاز کاربر و استفاده کننده آن را برطرف کند.

9- قیمت مناسب

منظور از قیمت مناسب ارزان بودن نیست و حتی قیمت خیلی بالا نشان از برتر بودن یک نرم‌افزار نیست خیلی از برندهای معروف شاید امکانات مناسبی هم نداشته باشند اما قیمت بالایی برای نرم‌افزار حسابداری خود اختصاص دادند
در مقابل قیمت پایین نرم‌افزار حسابداری هم شاید باعث شود شما بابت نرم‌افزار حسابداری چند مرتبه هزینه کنید
با این توضیحات قبل از تهیه نرم افزار حسابداری حتما ویژگی‌های آن را بررسی کنید تا بتوانید با یکبار هزینه کردن بهترین نرم‌افزار حسابداری مورد نیاز کسب و کار خودتان را تهیه کنید
برای مشاوره رایگان جهت خرید و تهیه نرم‌افزار حسابداری می توانید با شماره‌های زیر تماس بگیرید:
کارشناسان نرم افزار حسابداری الیت بهترین راهنمایی را برای تهیه نرم افزار مورد نیاز شما خواهند داشت
0922-4560566
021-77242694

با الیت همیشه به روز و حرفه‌ای باشید